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Flüge werden gestrichen, Veranstaltungen, Konferenzen und Messen abgesagt, Bars schließen und ganze Länder gehen in den Shutdown. Im Gegensatz zu vielen anderen Branchen ist die Umsatzseite vieler Immobilienunternehmen von der Pandemie zunächst noch nicht so stark betroffen. Trotzdem stellen sich viele Unternehmen gerade die Frage, wie sie mit der Krise umgehen.

Wie bediene ich während der Krise in den nächsten Monaten meine Bestandsmieter? Wie soll die Neuvermietung vor dem Hintergrund des Infektionsrisikos erfolgen? Wie stelle ich die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter sicher? Welche Anforderungen ergeben sich für die IT Infrastruktur? Was sind die Schlüsselfunktionen im Unternehmen und wie erfolgen Gremienentscheidungen, im Falle des Shutdowns? Solche oder ähnliche Fragen beschäftigen derzeit die Führungskräfte in der Immobilienbranche.

Project Office Krisenmanagement

RITTERWALD bietet für seine Kunden ein Project Office für das Krisenmanagement an, in dem wir Schritt für Schritt einen vernetzten Notfallplan erarbeiten und dessen Umsetzung nachhalten. Von der Erfassung der IST-Situation, über die Erarbeitung und Priorisierung von Maßnahmen, der Kommunikation und Umsetzung bis zum Review der Maßnahmen helfen wir unseren Kunden aus der Rücklage herauszukommen und in einen stabilen Krisenmodus zu wechseln. Im Rahmen des Project Office steuern wir die Aktivitäten des Krisenmanagements in den Dimensionen Operations, Infrastruktur, Personal, Compliance und Liquidität. Wir setzen ganz kurzfristig gemeinsam mit unseren Kunden ein Krisenmanagement auf und entwickeln Notfallpläne zur Bewältigung der aktuellen und bevorstehenden Herausforderungen.

Führungskräfte in der Verantwortung

Vor allem Vorstände und Geschäftsführer müssen in der Krisensituation ihrer Verantwortung als Organ gerecht werden. Ihre Aufgabe ist es nun, die Gesellschaft durch die Krisensituation zu führen und den Fortbestand des Unternehmens sicherstellten. Mit dem Project Office von RITTERWALD wird unternehmensübergreifend Transparenz in Bezug auf die IST-Situation, die erforderlichen Maßnahmen und deren Bearbeitungsstand rollierend sichergestellt. Somit werden Entscheidungsträger in die Lage versetzt auch in der Krisensituation ihrer Verantwortung gerecht zu werden, alle erforderlichen Maßnahmen transparent zu steuern, zu kommunizieren und somit das Unternehmen aktiv durch die Krisensituation zu führen.

Trotz Risiken handlungsfähig bleiben

Im Bereich Operations diskutieren wir, wie die Erreichbarkeit für die Mieter sichergestellt werden kann. Wie können die Mieter nach wie vor Schadensmeldungen und Anliegen platzieren? Wie sollten im Unternehmen Schichtpläne und Bürosituationen gestaltet werden, damit im Falle einer Infektion nicht alle Mitarbeiter ausfallen und weiter für die Mieter da sind. Wie erfolgen in den nächsten Monaten Wohnungsbesichtigungen? Wie gehen Hausmeister mit dem Mieter um und welche Schutzmaßnahmen werden für die Hausmeister vor Ort ergriffen?

In Bezug auf die Infrastruktur erarbeiten wir Lösungen, sowohl für die operative Arbeitsfähigkeit mit online Meetings, Telefonkonferenzen usw. als auch ein strukturiertes Review für geplante Veranstaltungen. Von dem Mieterfest bis zur Aufsichtsratssitzung – auf Basis einer Bestandaufnahme bringen wir Struktur in die Diskussion. Wie kann die Arbeitsfähigkeit der Organisation im Extremfall sichergestellt werden? Wer sind die TOP 25 Mitarbeiter zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs? Müssen Vertretungsreglungen und Unterschriftsberechtigungen angepasst werden? Sind im Falle der Pandemie entsprechende Versicherungen vorhanden?

Schutz der Mitarbeiter

Der Schutz der Mitarbeiter steht an ersten Stelle. Daher müssen Risikomitarbeiter und Risikogruppen identifiziert werden und Regelungen zum Umgang mit den Kollegen in den verschiedenen Stufen erarbeitet werden. Auch sollten die Wege der Entscheidungsfindung für den Krisenfall mit dem Betriebsrat und anderen Gremien überdacht werden.

In der Dimension Compliance diskutieren wir, wie die Arbeitsfähigkeit des Vorstands sichergestellt werden kann. Sollte eine Trennung über ggf. separate Anwesenheiten sichergestellt werden? Finden noch gemeinsame Termine statt? Wie können Gremien-/ Aufsichtsratsentscheidungen auch bei einem Shutdown sichergestellt werden?

Sicherung der Liquidität

Parallel zur Sicherstellung der kurzfristigen Leistungsfähigkeit sollte auch die Liquidität einmal durchdacht werden. Hierbei sollte Transparenz in die Bankbestände und freien Kreditlinien sowie Zins-und Tilgungsverpflichtungen und Ziehungsvoraussetzungen gebracht werden. Eine aktualisierte Liquiditäts- und Avalplanung sollte unbedingt Szenarien zu Zahlungsausfällen in Folge der Coronakrise enthalten, um sich frühzeitig auf die Liquiditätssicherung vorzubereiten.