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Energieeinsparungen und Digitalisierung sind die wesentlichen Ziele der am 1. 12. 2021 novellierten Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Für die Wohnungswirtschaft brachte die Novelle drei neue Pflichten mit sich¹:

• die Installation fernauslesbarer, interoperabler Messtechnik, die (perspektivisch) an ein Smart-Meter-Gateway angeschlossen werden kann
• eine Erweiterung der Informationspflicht innerhalb der Jahresabrechnung für Wärme und Warmwasser
• die unterjährige (monatliche) Verbrauchsinformation (uVI) an Mietparteien

RITTERWALD hat nachgefragt: Wie sieht es aktuell bei Wohnungsunternehmen mit der Umsetzung der monatlichen Verbrauchsinformation für Nutzer:innen aus? Der Fokus der Umfrage lag dabei auf der Zustellungsart der unterjährigen Verbrauchsinformation.

Für Wohnungsunternehmen sind zwei Aspekte der unterjährigen Verbrauchsinformation besonders relevant:

• Ab welcher messtechnischen Ausstattung muss die uVI zur Verfügung gestellt werden?
• Auf welchem Weg wird die uVI den Nutzer:innen zugestellt?

Alle Mietparteien müssen monatlich über die aktuellen Verbräuche für Heizung und Warmwasser informiert werden, sobald sie mit fernauslesbarer Messtechnik ausgestattet sind. Umstritten sind dabei Walk- und Drive-by-Anlagen, die laut Gesetzgeber als fernauslesbar gelten² – praktisch jedoch monatlich einen hohen personellen Einsatz vor Ort erfordern. Bis Ende 2026 müssen sämtliche Wohneinheiten mit fernauslesbarer Technik nachgerüstet sein und alle Nutzer:innen eine monatliche uVI erhalten.

Die Herausforderung bei der Zustellung der uVI ist, dass sie den Nutzer:innen nicht nur „zur Verfügung“ gestellt werden darf³, sondern aktiv übermittelt werden muss. Für die Zustellung selbst gibt es drei mögliche Versandarten: namentlich per App / Online-Portal, per E-Mail oder postalisch. Wenn Vermieter:innen dieser Informationspflicht nicht nachkommen, können Nutzer:innen ihre jährlichen Heiz- und Warmwasserkosten um 3% kürzen⁴.

Ein zusätzlicher Aspekt ist die bereits für 2025 angekündigte Evaluation der HeizkostenV, die möglicherweise Änderungen unter anderem mit Bezug auf die unterjährige Verbrauchsinformation mit sich bringt.

Die RITTERWALD-Befragung: Wie geht die Wohnungswirtschaft aktuell mit der in der novellierten HeizkostenV verankerten unterjährigen Verbrauchsinformation um?

Für die vorliegende Untersuchung haben wir 17 Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von ca. 1 Tsd. bis ca. 150 Tsd. Wohneinheiten befragt – darunter zehn kommunale, vier genossenschaftliche und drei private Unternehmen. Durch die Größe der teilnehmenden Unternehmen bildet die Umfrage den Markt eventuell nicht exakt ab. Insgesamt bewirtschaften die Teilnehmer einen Wohnungsbestand von ca. 750 Tsd. Wohneinheiten (WE) deutschlandweit. Die Umfrage wurde im Zeitraum von Mai bis Juni 2022 über ein Online-Formular zur Verfügung gestellt. Je nach Auswahl wurden bis zu 29 Fragen zum Umgang mit der unterjährigen Verbrauchsinformation gestellt.

In wie vielen Wohneinheiten wird die uVI bereits zugestellt?

16 der 17 befragten Unternehmen stellen die unterjährige Verbrauchsinformation bereits – zumindest teilweise – für die Nutzer:innen zur Verfügung⁵. Vom Gesamtbestand der befragten Wohnungsunternehmen sind derzeit 75% (560 Tsd. WE) fernauslesbar, wovon in 55% derzeit die unterjährige Verbrauchsinformation zur Verfügung gestellt wird. Die restlichen 45% der Wohneinheiten haben zwar fernauslesbare Messtechnik, erhalten die unterjährige Verbrauchsinformation jedoch (noch) nicht. Die verbleibenden 188 Tsd. WE (25%) sind nicht mit fernauslesbarer Messtechnik ausgestattet und müssen bis Ende 2026 nachgerüstet werden.

Walk- und Drive-by-Anlagen gelten als fernauslesbar, dementsprechend müsste die unterjährige Verbrauchsinformation in diesen Anlagen zur Verfügung gestellt werden. In der Praxis setzt das voraus, dass eine monatliche Auslesung der Verbrauchsdaten vor Ort durchgeführt wird. Der erhebliche Mehraufwand, der daraus entsteht, könnte gegen den Wirtschaftlichkeitsgrundsatz aus §5 GEG verstoßen⁶. Daher interpretieren nur 12,5% der befragten Unternehmen die Gesetzeslage so, dass sie in diesen Fällen zur unterjährigen Verbrauchsinformation verpflichtet sind. Sie geben an, dass Mitarbeiter:innen oder Dienstleister hier monatlich zu den Gebäuden fahren, um die Messdaten auszulesen. Alle anderen Unternehmen stellen in Walk- und Drive-by-Anlagen die unterjährige Verbrauchsinformation noch nicht zur Verfügung.

Über welche Kanäle bekommen die Nutzer:innen die uVI?

Unabhängig vom zustellenden Unternehmen müssen sich die Wohnungsunternehmen für eine oder mehrere Zustellungsarten entscheiden. Dies wird besonders kontrovers diskutiert, da es deutliche Unterschiede in der Art der Zustellung gibt⁷. Grundsätzlich ist zwischen einer digitalen Zustellung per App / Online-Portal oder E-Mail und der postalischen Zustellung zu differenzieren. Da der Gesetzgeber die Zustellung für die Wohnungsunternehmen verpflichtend gemacht hat, bieten sämtliche befragte Unternehmen ihren Nutzer:innen den postalischen Weg als Option an. Die Möglichkeit der digitalen Zustellung via App / Online-Portal bieten 88% der befragten Unternehmen an (oder werden es in naher Zukunft anbieten). Die Zustellung per App/Online-Portal oder Brief ist die am häufigsten angebotene Kombination (63%). Hier können die Nutzer:innen bei 80% der Unternehmen auswählen, welchen Zustellungsweg sie wünschen. 25% der Unternehmen bieten zusätzlich den E-Mail-Versand an. Hier lassen alle Unternehmen ihre Nutzer:innen vorab über die gewünschte Zustellungsart entscheiden. Lediglich 13% der Unternehmen bieten andere Kombinationsmöglichkeiten in der Zustellung. Das ist bei einem Unternehmen der Brief oder E-Mailversand und bei dem anderen Unternehmen ausschließlich der Briefversand.

Die Wohneinheiten, die bereits eine uVI erhalten, bekommen diese derzeit zu 69% per Brief und zu 30% per App oder Online-Portal. Eine App haben 7% in einer Eigenprogrammierung erstellt. 86% der Unternehmen nutzen eine Fremdlösung als White-Label, der Großteil eine Lösung vom Softwareanbieter Aareon. Weitere 7% bieten keine eigene App an, sondern nutzen ausschließlich Lösungen von (Mess-) Dienstleistern. Der Versand via E-Mail wird bisher kaum angewendet. Diese Zahlen sind insofern besonders relevant, da die Zustellung per Brief den mit der Verordnung angestrebten Energieeinsparungszielen direkt entgegensteht. Die teilnehmenden Unternehmen allein versenden derzeit jährlich ca. 2,5 Millionen Briefe.

In Zukunft rechnen die Unternehmen jedoch damit, dass sie die Zustellung per App oder Online-Portal auf 59% fast verdoppeln können. Fünf der befragten Unternehmen gehen perspektivisch sogar von 90% oder mehr bei der Nutzung dieses Kanals aus. Das bedeutet im Umkehrschluss allerdings auch, dass trotz der erwarteten Steigerung weiterhin knapp 40% über andere Kanäle zugestellt werden. Der Briefversand wird dabei vermutlich auch in Zukunft den Hauptteil ausmachen.

Werden Nutzer:innen zusätzlich über die Bereitstellung in der App benachrichtigt?

Für die Zustellung per App oder Online-Portal gibt es noch eine Besonderheit, die Wohnungsunternehmen berücksichtigen müssen. Wie einleitend beschrieben, ist laut Gesetzgeber ein reines „Zurverfügungstellen“ nicht ausreichend. Die Nutzer:innen müssen zusätzlich auf das Bereitstehen der unterjährigen Verbrauchsinformation hingewiesen werden. Das kann z.B. über eine Push-Benachrichtigung oder eine E-Mail erfolgen⁸. Dieser Anforderung kommen 93% der Unternehmen nach. Die meisten Unternehmen wählen hier den Weg für die zusätzliche Information über Push-Nachricht, E-Mail oder einer Kombination aus beiden.

Wieviel wird auf die Nutzer:innen für die uVI umgelegt?

Im arithmetischen Mittel fallen 18,75 EUR p.a. brutto (gewichtet nach WE) für die Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformation an. Die deutlich geringeren Umlagen bei Zustellung per App gegenüber der Briefzustellung sind ein wichtiger Anreiz für die Nutzer:innen, diesen Kanal zu nutzen. Weiter gibt es Unternehmen, die nicht zwischen den verschiedenen Zustellungsarten unterscheiden. Hier ist eine große Varianz von keiner Umlage auf die Nutzer:innen bis zu 60 EUR p.a. zu erkennen. Bei den unterschiedenen Umlagearten sind neben der gewünschten Steigerung der App/Online-Portal Nutzung hauptsächlich die höheren Kosten für den Druck und Versand im laufenden Betrieb ausschlaggebend. Trotzdem ist auch hier eine signifikante Varianz festzustellen.

Wann und mit welchem internen Aufwand wurde die uVI-Lösung in den Unternehmen entwickelt?

Die Wohnungsunternehmen hatten mit der Entwicklung der Lösung für die uVI unterschiedlichen Aufwand. Die Hälfte der befragten Unternehmen begannen schon vor der offiziellen Einführung der novellierten Heizkostenverordnung, die andere Hälfte kurz nach der Einführung. Die Angaben bezüglich des Aufwands lassen sich in drei Kategorien unterteilen. 27,3% der Unternehmen gaben einen internen Aufwand von 5 bis 20 Personentagen an, während jeweils 36,4% der Unternehmen einen internen Aufwand von 20 bis 50 Personentagen bzw. mehr als 100 Personentagen hatten. Drei der befragten Unternehmen machten hierzu keine Angaben und ein Unternehmen hat die Dienstleistung vollumfänglich bei einem Dienstleister zugekauft⁹.

Welche Chancen und Herausforderungen sehen die Wohnungsunternehmen mit der uVI?

Generell stehen die Wohnungsunternehmen der unterjährigen Verbrauchsinformation zwiegespalten gegenüber. Die größte Chance sehen sie, analog zur Intention der Heizkostenverordnung, in der Energieeinsparung. Ansonsten werden Digitalisierung, Verbesserung der Messdienstleistungen und Verbrauchstransparenz je drei mal als Chance benannt. Drei Unternehmen haben explizit angegeben, „keine“ Chancen in der unterjährigen Verbrauchsinformation zu sehen. Dies könnte mit den großen Herausforderungen bei der Umsetzung zusammenhängen. Dazu gehören die schwierige Logistik mit Partnern, die eine zentrale Herausforderung zu sein scheint, die Datenqualität, der (generelle) Aufwand, die Informationspflicht, kWh-Angaben und Mieterwechsel. Von fünf Unternehmen wird auch die Akzeptanz bei den Nutzer:innen als Hürde genannt. Umlagen für die unterjährige Verbrauchsinformation werden nur von einem Unternehmen konkret als Herausforderung erwähnt¹⁰.

Fazit und Ausblick

Die Wohnungsunternehmen beschäftigen sich intensiv mit den Anforderungen zur Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformation. Derzeit sind 75% der Wohneinheiten fernauslesbar, davon wiederum erhalten aktuell 55% die unterjährige Verbrauchsinformation. Die Hauptversandart ist hierbei per Brief (69%) und wird von allen Unternehmen angeboten. Die Zustellung per App/Online-Portal wird von 88% der Unternehmen angeboten. In diesen Fällen benachrichtigen 93% der Unternehmen die Nutzer:innen über die bereitgestellten Daten und kommen so der Zustellungspflicht nach. Des Weiteren hat dieser Zustellungskanal die geringsten Umlagen für die Nutzer in Höhe von durchschnittlich 5,75 EUR p.a. brutto im Vergleich zu 18,13 EUR p.a. im Gesamtdurchschnitt. Objekte mit Walk- und Drive-by werden nur von 12,5% der Wohnungsunternehmen als fernauslesbar interpretiert.

Bis zur vorgesehenen Veröffentlichung der Evaluation der HeizkostenV im Jahr 2025 sollte die unterjährige Verbrauchsinformation schon für die meisten Wohneinheiten zur Verfügung gestellt werden und es bleibt abzuwarten, ob im Zuge dessen weitere Änderungen oder Anpassungen vorgenommen werden. Die kurzfristige Einführung der novellierten HeizkostenV hat in vielen Fällen zu großem initialem Aufwand geführt. Nun kommen die Wohnungsunternehmen in die Phase, die Abläufe in die laufende Bewirtschaftung zu überführen.

Die Anforderungen der uVI bilden einen weiteren Anreiz für den Einbau von intelligenten Messsystemen inklusive Smart-Meter-Gateway und könnten zu einer besseren Datenverfügbarkeit in Immobilien führen. Damit würden perspektivisch Walk- und Drive-by-Anlagen auch fernauslesbar und die Problematik damit entschärft werden. Für die Zustellung bleibt abzuwarten, ob die Digitalisierung und die niedrigeren Umlagen für die App oder ein Online-Portal dazu beitragen, die Nutzung dieser Zustellungsart weiter zu steigern. Eine stärkere Nutzung von Mieter-Apps würde die Unternehmen auch in anderen Bereichen der Bewirtschaftung deutlich entlasten.

Es bleibt außerdem abzuwarten, wie viel Energieeinsparungen tatsächlich erzielt werden können und ob der Steuerungsmechanismus seine volle Wirkung entfalten kann. Insbesondere vor dem Hintergrund der massiv gestiegenen Energiekosten hat die unterjährige Verbrauchsinformation für die Nutzer:innen das Potenzial, die Verbräuche besser einschätzen zu können und Verhaltensänderungen frühzeitig einzuleiten. In diesem Fall wäre die unterjährige Verbrauchsinformation zum richtigen Zeitpunkt eingeführt worden und die Ziele der novellierten Heizkostenverordnung erreicht.