​Lean Digitalisierung – So digitalisieren Sie Wohnungsunternehmen mit Start-up Methoden

Holger Grüneberg, Marcin Zielinski

Man muss Startups eines lassen, sie sind schnell. Das hat viele Gründe. Natürlich ist es leichter, sich in einem kleinen Team, in dem immer ein Geschäftsführer im Raum sitzt, miteinander abzustimmen und strategische Entscheidungen zu treffen. Aber auch das interne operative Tagesgeschäft eines gut geführten Startups ist kompromisslos auf Effizienz getrimmt, insbesondere in der Produktentwicklung. So ist zu erklären, dass erfolgreiche Startups jahrzehntelang erfolgreichen Unternehmen den Rang ablaufen können.

Dieser Erfolg ist unter anderem damit zu erklären, dass Startups eine spezifische Methode nutzen, um ihre Produktentwicklung voranzubringen. Im Jahr 2008 wurde das Buch „The Lean Startup“ von Eric Ries veröffentlicht. In ihm schildert er die Produktentwicklung als eine ewige Feedback-Schleife mit dem Kunden. Die Devise lautet, schnell an den Markt gehen, auch wenn das Produkt nicht perfekt ist. In der Startup-Welt sagen manche sogar, wer sich für sein erstes Produkt nicht schämt, hat zu lange gewartet. Der Markt testet das Produkt und gibt dem Startup Feedback, was gut und was weniger gut bis gar nicht funktioniert. Dieses Feedback ist dann die Basis für den nächsten Schritt in der Produktentwicklung.

Wenn die Immobilienbranche über Digitalisierung nachdenkt, denkt sie häufig – und auch zu Recht – im Großen und Ganzen, beispielsweise das ERP System von einem Anbieter auf den anderen wechseln. Riesige Datenbestände müssen verschoben werden. Solche Projekte dauern lange und kosten viel Geld. Letztlich gehen sie mit einem erheblichen Schulungsaufwand für die Mitarbeiter einher. Ein sauber aufgesetztes ERP auf dem neusten Stand der Technik lohnt diesen Aufwand zweifellos, dennoch ist der Aufwand erheblich.

Durch kleinteiligere Digitalisierung, die mit deutlich geringeren Budgets auskommt und schneller umgesetzt ist, lässt sich jedoch ebenfalls vieles erreichen. Daher haben wir bei RITTERWALD einen Ansatz entwickelt, der es auch großen Konzernen ermöglicht, in kleinen Sprints und auf den Prinzipien des Lean-Startup beruhend, die Digitalisierung voranzubringen. Wir möchten damit unseren Kunden die Möglichkeit geben, die Digitalisierung nach der Art von Startups voranzutreiben.

Lean-Digitalisierung

In einem klassischen Digitalisierungsprojekt würde zunächst der Status Quo analysiert. Es wird also gemessen, wie digital ist das Unternehmen jetzt und welche Projekte zur Digitalisierung existieren bereits. Im Anschluss werden weitere Digitalisierungsmöglichkeiten identifiziert und das Hebepotenzial gemessen. Letztlich werden diese Ansätze dann umgesetzt. Diese Herangehensweise ist gut geeignet für Unternehmen, die bewusst ihre Organisation umfassend verändern wollen. 

Bei der Lean-Digitalisierung drehen wir diese Logik um, mit dem Ziel, schnell Ergebnisse zu erzielen: Wir gehen direkt an den Ort, wo es weh tut, und setzen sofort um. Zunächst wählen wir gemeinsam mit dem Unternehmen einen Prozess aus. Dieser sollte recht bedeutend für das Unternehmen sein, also relativ viele Ressourcen binden. Außerdem sollte er noch nicht komplett digitalisiert sein – letzteres ist in der Regel ohnehin der Fall. Mit den Prozessverantwortlichen identifizieren wir dann im Gespräch die wesentlichen Probleme und Engpässe im Prozessablauf. Auf die schwerwiegendsten Probleme wird sich die Arbeit von nun an fokussieren. 

Mit unserer Marktkenntnis bei Software-Anbietern und auch Startups sind wir in der Lage, digitale Lösungen für die identifizierten Probleme aufzuzeigen. Mit dem Kunden gemeinsam entscheiden wir, welche Lösung implementiert wird und setzen diese dann in den nächsten Tagen um. Ziel ist es nicht, die Organisation als Ganzes zu verändern, sondern kleine, sofort wirksame Schritte zu machen. Nehmen wir den Prozess der Vermietung als Beispiel.

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Abb. 1: Der Lean-Digitalisierungsprozess


Lean-Digitalisierung am Beispiel des Vermietungsprozesses

Problem:  Nehmen wir an, nach dem Gespräch mit dem Leiter Vermietung ergibt sich eine wesentliche Baustelle. Der größte Zeitaufwand im Prozess ist das Wahrnehmen der Besichtigungstermine. Jede Wohneinheit muss im Durchschnitt drei Mal besichtigt werden, was deutlich über dem regionalen Durchschnitt liegt.

Analyse: Besichtigungen kann man fremdvergeben und dadurch i.d.R. Geld sparen. Allerdings bietet die Digitalisierung einen deutlich größeren Hebel. Warum sind häufig mehrere Besichtigungstermine notwendig? Der Hauptgrund ist, dass doch kein passender Bewerber gefunden wurde. Gehen wir mal davon aus, dass die Wohneinheit kein Ladenhüter ist (also zu teuer, schlechter Teppich, marodes Bad oder dergleichen). Dann muss die Auswahl der Interessenten verbessert werden, um die Anzahl Besichtigungen zu reduzieren. Das bedeutet nicht, sich jeden Interessenten vorher bis in letzte Detail anzuschauen. Dadurch würde nur Arbeitsaufwand von einem Posten auf den anderen verlagert werden. Wir müssen die Auswahl automatisieren und qualitativ verbessern. 

Lösung:  Es gibt eine Vielzahl Anbieter in diesem Segment. Meistens wird aus den bestehenden Anfragen, die über die gängigen Anzeigenportale generiert werden, eine Übersicht erzeugt. Da die Bewerber meistens eigene Daten, zum Beispiel zum Gehalt und zur beruflichen Situation, mitliefern, können diese ebenfalls ausgewertet, analysiert und per Filter nutzbar gemacht werden. So kann man dann aus einer Vielzahl Bewerber mit wenigen Klicks die am besten geeigneten herausfiltern.

Umsetzen:  Nachdem wir diesen Ansatz dem Unternehmen vorgestellt haben, wählen wir gemeinsam einen passenden Anbieter aus. Dieser stellt seine Lösung vor und bietet einen Testzugang. Eventuelle Anpassungen in der Software können durch uns mitbegleitet werden (beispielsweise das Vereinheitlichen der Nutzerzugangsrechte und dergleichen). 

Messen:  Wir können nun regelrecht mit der Stoppuhr feststellen, ob das neue Verfahren besser ist. Wenn ja, wird es umgesetzt. In diesem Beispiel würden die Besichtigungstermine ausgewertet. Fällt die Anzahl der notwendigen Termine von 3 auf 1,5, dann kann die daraus resultierende Kostenersparnis mit den Kosten für die digitale Lösung ins Verhältnis gesetzt werden. So ist der Mehrwert direkt spürbar, ein vertrackter Prozessschritt wird deutlich beschleunigt und die Kosten für die Umsetzung sind vergleichsweise gering.

Der Vorteil beim Ansatz der Lean-Digitalisierung ist das schnelle Schaffen von Erfolgsgeschichten. Sobald die Prozesse, wie oben geschildert, verbessert wurden, wird die frohe Kunde durch das Unternehmen getragen. Es ist davon auszugehen, dass nun Mitarbeiter auf das Digitalisierungsteam zugehen mit weiteren Änderungsvorschlägen. So kommt ein Stein ins Rollen, der, mit der richtigen Steuerung durch das Management, eine richtige Lawine werden kann.

Von Digitalisierung zum Kulturwandel

Wenn die Mitarbeiter untereinander positive Erfolgsgeschichten zum Thema Digitalisierung erzählen, werden die Hürden, die typischerweise durch das notwendige Change-Management zu beseitigen wären, seitens der Mitarbeiter abgebaut. Was ein Unternehmen in dieser Phase erlebt, ist ein kleiner Kulturwandel. Die Innovation wird von unten nach oben getragen und nicht von oben verordnet. Selbst wenn dies in Ihrem Unternehmen schon genauso gemacht wird, dann bietet die Digitalisierung einen perfekten Ansatzpunkt, genau diese Innovationskultur zu leben.

Die Digitalisierung der kleinen Schritte, mit Sprints, die konkrete Probleme lösen, inspiriert vom Lean-Management, ist eine großartige Methode, Fahrt aufzunehmen. Wenn die Mitarbeiter richtig eingebunden werden und es ihnen ermöglicht wird, ihre Ideen vorzutragen, wird das Tempo dieser Fahrt durch die Mitarbeiter beschleunigt.